PowerPoint: 11 trucchi per una presentazione che funzioni

Esami, tesina, elaborato, presentazione.

Se queste sono le parole che senti più volte pronunciare in questi giorni, sappi che ti siamo vicini!

Nessuno può sostituirsi a te per prepararsi e affrontare l’esame o l’esposizione, ovviamente.

Foto di Christina Morillo da PexelsQuello che possiamo fare, però, è darti qualche consiglio per la creazione di una presentazione efficace, a partire dal tuo elaborato o concetto di partenza.

Una presentazione che ti aiuti durante l’esposizione, che si tratti di un esame, di un progetto o di esporre un lavoro.

Le presentazioni lavorative in particolar modo possono aiutare la carriera, migliorare il rapporto con capi e colleghi e procurare a te o alla tua azienda nuovi clienti.

Creare una presentazione efficace e che abbia un buon impatto visivo sugli ascoltatori è di fondamentale importanza: la riuscita di un intervento in pubblico, infatti, dipende in buona parte proprio dalla presentazione ed è per questo che è consigliabile realizzarne una dinamica, accattivante e in grado di catturare l’attenzione e la curiosità di chi ascolta.

Se stai leggendo fino a qui, è perché conosci già il programma più utilizzato in assoluto per la realizzazione di presentazioni che non ha bisogno di presentazioni!

PowerPoint negli ultimi anni ha continuato a evolversi, assecondando sia le richieste del mercato che quelle dei consumatori.

Questo programma presenta, infatti, moltissimi nuovi tool e diverse funzionalità per aggiungere effetti e creare delle presentazioni con grafiche ad alta risoluzione, efficaci e interessanti.

Chiaramente, oltre a saper padroneggiare i diversi strumenti che PowerPoint mette a disposizione, ci sono parecchi trucchi, dettagli e accorgimenti che contribuiscono alla creazione di una presentazione a regola d’arte.

Te ne forniamo qualcuno, ma ci raccomandiamo: studia!

1. Una copertina semplice, ma efficace

Non si giudica un libro dalla copertina, ma una presentazione un po’ sì!

Non serve che la copertina di una presentazione sia elaborata e ricca di dettagli.

Quello che più conta è che lo stile richiami quello del contenuto interno, che i loghi siano ben posizionati e che il nome e soprattutto il titolo della presentazione siano ben leggibili.

L’obiettivo è solo uno: far capire subito di che cosa si vuole parlare.

2. Partenza automatica

Prima che la presentazione in PowerPoint inizi, passa qualche minuto per il caricamento. Un fantastico trucco per trarsi d’impaccio e ovviare ad attese potenzialmente imbarazzanti, è quello di salvare i file con estensione .pps invece che .ppt, realizzando così un file PowerPoint autoplay, che partirà automaticamente non appena il file verrà aperto.

3. Focalizza l’attenzione su di te

Capita che a volte l’attenzione degli spettatori venga proiettata totalmente sulle slide e non verso l’interlocutore.

Questo rischia di non fare passare tutti i messaggi che si intendono veicolare.

Quando si vuole avere l’attenzione su di sé, si possono premere i pulsanti “B” o “W”, che renderanno immediatamente la schermata completamente nera o completamente bianca. In questo modo si incanalerà in modo rapido ed efficiente l’attenzione sulla propria persona.

4. Dosa al meglio immagini ed effetti

Una presentazione dinamica, varia e caratterizzata da immagini e scritte colorate non annoierà il pubblico e contribuirà a mantenere vivo l’interesse. Attenzione, però a non esagerare.

5. Utilizza le quote

Il modo migliore per spezzare la narrazione è l’utilizzo delle citazioni (o quote) all’interno della presentazione: sono evocative e spesso riassumono in modo efficace il concetto che si vuole esprimere.

6. Effetti speciali sì, ma senza esagerare

Anche chi non va al cinema lo sa: gli effetti speciali servono a mascherare la povertà della storia. Nel loro piccolo, anche le presentazioni funzionano così.

Transizioni, dissolvenze, maschere e tutti gli altri effetti dinamici delle slide devono essere dosati e usati con parsimonia.

Piuttosto, risulta più efficace disporre gli elementi in modo preciso e armonico per ottenere slide professionali ed eleganti.

Basta attivare gli strumenti griglia e righello, che permettono di sfruttare lo spazio a disposizione in modo intelligente.

7. Associazioni visive

Saper creare delle associazioni serve a rendere più chiaro un concetto, specie se si tratta di qualcosa di astratto o particolarmente complesso. Schemi semplici e puliti, immagini esplicative e metafore sono degli ottimi espedienti.

8. Dillo con meno parole

Le slide non sono il “gobbo”.

Non è necessario scrivere nelle slide tutto quello che direte a voce. La ridondanza, in questi casi, invece di rafforzare l’attenzione, spesso la indebolisce.

È come dare al pubblico un foglio con tutto il contenuto del discorso: le persone leggeranno quello e si dimenticheranno di te.

Il primo passo per una presentazione efficace è l’opposto: tanta grafica, poco testo, solo il necessario per aiutare a fermare i concetti e prendere appunti.

Affinché risultino chiare e abbiano un buon impatto visivo, è meglio non concentrare troppi contenuti in una sola slide. Utile a questo proposito preferire frasi concise. La sintesi è un’ottima alleata nella creazione di una presentazione efficace.

9. Fai raccontare le immagini

Inserire nel momento giusto, all’interno del flusso delle slide, una fotografia può aiutare a catturare l’attenzione di chi vi sta ascoltando. Il primo segreto per non annoiare è sempre lo stesso: variare. Anche per questo motivo, una foto pertinente, nel flusso di grafici, numeri e parole, può essere molto utile come contrappunto emozionale o ironico.

10. Dettagli: croce e delizia

Il destino dei dettagli grafici è questo: se sono curati e precisi, nessuno li noterà. Se sono sciatti e disomogenei, il pubblico non vedrà che quelli. La coerenza estetica è fondamentale. Scegli un font e un corpo per i titoli e uno per il testo, fai accostamenti cromatici gradevoli, usa layout omogenei.

11. Cronometrati!

Arrivati a questo punto, significa che la presentazione è pronta. Ma prima di presentarla davanti a un pubblico deve essere provata. Più e più volte.

Avere una presentazione con infografiche stupende e concetti avvincenti non basta.

Tutto può essere vanificato da un cattivo tempismo.

Quindi tara quello che devi dire al contenuto delle slide e al tempo a disposizione.

 

Come hai potuto notare: niente di impossibile!

Tuttavia, se il tempo a tua disposizione è poco o se vuoi prima imparare facendo delle prove, possiamo darti un aiuto noi.

Tu ci spieghi che cosa hai in mente, noi creiamo la tua presentazione, come la faresti tu, mentre tu impieghi il tuo tempo a studiare e a prepararti per l’esposizione!

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